Pivottabellen sind eine der nützlichsten Methoden, um schnell große Datenmassen zu organisieren und zu aggregieren. Die Auswertemöglichkeiten sind praktisch grenzenlos.
In diesem Workshop zeige ich in mehreren Schritten, wie man die Pivottabellen von Excel nutzt. Dabei lege ich immer wieder das Beispiel zugrunde, das der Manager am Anfang des Artikels dem Controller abverlangt.
Um Pivottabellen kennen zu lernen, werde ich den Workshop in drei Teile gliedern:
1. Datenstruktur von Tabellen für Pivottabellen
2. Pivottabellen Grundlagen - Schritt für Schritt
3. Auswertungen und Diagramme - Beantwortung der Frage des Managers
Los geht's! Folgen Sie mir auf einer Reise in die weniger bekannten Gebiete von Microsoft Excel.
1. Datenstruktur von Tabellen für Pivottabellen.
Viele Benutzer von Excel sind es gewohnt, Excel als eine Art Layoutprogramm zu verwenden. Berichte und Daten werden so eingegeben, dass sie nachher ausgedruckt oder als Dokument verschickt werden. Um Pivottabellen zu nutzen, müssen Daten in Listenform vorliegen und die erste Zeile eine eindeutige Überschrift (keine leere Zelle) besitzen.
Sie können in den Zellen alle Arten von Daten verwenden. Text, Zahlen, Währungen, Formeln, Leerzellen. Die Pivottabellen ermöglichen eine logische Nutzung dieser Daten. Zahlen können summiert werden, Text kann als Gliederung genutzt werden, und, und, und.
Die natürliche Grenze von Excel sind 65.535 Datensätze sowie eine Zeile Beschriftungen. Das ist für viele Anwendungen ausreichend. Ist ihr Datenbestand größer, müssen Sie entweder die Daten zu einer kleineren Auswahl selektieren oder in einer entsprechenden Datenbankauswertung verarbeiten (z.B. MS Access oder Oracle).
Um eine Pivottabelle zu erstellen, starten Sie am besten, indem Sie den Datenbereich markieren.
Tipp: Am besten organisieren Sie ihre Daten so, dass die Überschrift direkt in der obersten Zeile (A1) beginnt. Wenn Sie dann die Spalten markieren, können Sie später immer noch Daten am Ende hinzufügen, ohne dass Sie der Pivottabelle den neuen Datenbereich zuweisen müssen.
2. Pivottabellen Grundlagen - Schritt für Schritt
Falls Sie es noch nicht getan haben, blenden Sie die Symbolleiste "Pivottabelle" ein. Sie werden diese ab jetzt immer nutzen, versprochen.
Klicken Sie jetzt auf das Symbol "PivotTable-Assistent". Dieser ist der beste Ausgangspunkt, um Pivottabellen zu erstellen. Es öffnet sich das Assistenten-Fenster.
Hier können Sie auswählen, welchen Datenbereich sie markieren wollen und was die Datenquelle sein soll. Es ist z.B. auch möglich, externe Dateien auszuwählen, wir nutzen jetzt die Datentabelle aus dem Beispiel in der gleichen Datei.
Klicken Sie als nächstes auf "Weiter".
Der Datenbereich ist markiert, es kann mit dem Layouten der Pivottabelle begonnen werden. Sie sind fast am Ziel! Klicken Sie auf "Layout".
Auf der linken Seite sehen Sie eine schematische Darstellung der künftigen Pivottabelle, auf der rechten Seite die Datenfelder, deren Beschriftung aus den Überschriften der Datentabelle gewonnen wird.
Sie haben 4 Elemente: Seite, Zeile, Spalte und Daten.
Diese Layoutelemente bewirken folgendes:
- Seite: Der oberste Filter. Beispiel: Welches Jahr wollen wir betrachten? 2006, 2007 oder beide?
- Zeile: Die zeilenweise Gliederung. Beispiel: Welche Produkte haben wir verkauft? Ergibt eine Liste untereinander
- Spalte: Die Spaltengliederung. Beispiel: Zeig mir die Quartale, in denen wir je Produkt verkauft haben.
- Daten: Hier kommen eine oder mehrere Datenfelder hinein. Beispiel: Umsatz, verkaufte Menge
Als nächstes positionieren Sie das Feld "Region" oberhalb von dem Feld "Kunde", dann wird es als erstes in der Gliederungshierarchie angezeigt. Ziehen Sie zum Schluss noch das Feld "Umsatz" in den Bereich "Daten".
In dem Beispiel oben versucht Excel automatisch, die Daten sinnvoll zu ordnen. Dabei nutzt die Pivottabelle hier die Funktion "Anzahl", zählt also die Dateneinträge, was nicht des Managers Frage beantwortet. Also müssen wir die Pivottabelle überreden, zu summieren. Doppelklicken Sie auf "Anzahl - Umsatz". Es öffnet sich ein Dialogfenster.
Sie sehen hier die verschiedenen Funktionen, mit denen Sie Daten darstellen können. Anzahl, Summe, Mittelwert und dergleichen. Im Beispiel wollen wir den Umsatz je Region & Kunde wissen, also müssen wir summieren. Klicken Sie auf "Summe", aber noch nicht auf "OK".
Excel hat die Angewohnheit, unformatierte Zahlen auch genauso anzuzeigen: Unformatiert. Ein guter Report hat sauber formatierte Zahlen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zahlen", um die Formatierung für alle Datenfelder zu ändern.
Jetzt ist es fast geschafft, der Bericht wird durch die Pivottabelle erstellt. Bestätigen Sie das Daten-Formatierungsfeld mit "OK"; verlassen Sie den Layoutbildschirm mit "Ok" und beenden dann den Assistenten mit "Fertigstellen".
3. Auswertungen und Diagramme - Beantwortung der Frage des Managers
Die Masse der Arbeit ist getan, die Pivottabelle liest nun die Datensätze ein und berechnet im Hintergrund die Summen der Umsätze je Region & Kunde und formatiert eine Tabelle, in der das Ergebnis dargestellt wird.
Ein paar Kinken gibt es noch auszuräumen. Da der komplette Datenbereich in Spalten markiert wurde, sind automatisch Leerzellen in der Pivottabelle zusammengefasst worden, also Regionen und Kunden, bei denen keine Daten vorliegen. Diese Leerfelder müssen wir in der Pivottabelle noch ausblenden.
Das geht ganz simpel, rechtsklicken Sie auf Datenbereiche, die Sie ausgeblendet sehen wollen und wählen Sie den Kontextmenüpunkt "Ausblenden" an. Eine weitere Möglichkeit ist es, das Dropdownfeld anzuklicken (das kleine Dreieck neben der Überschrift "Region") und das Häkchen bei dem Eintrag "Leer" herauszunehmen. Beide Wege führen zum gleichen Ergebnis.
Nun wird der Eintrag "Leer" nicht mehr in der Pivottabelle angezeigt.
Sie sind fertig! Die Frage des Managers können Sie nun beantworten. Markieren Sie den gesamten Bereich, gehen in das Menü: Datei > Druckbereich > Druckbereich festlegen und formatieren Sie diesen Berich am Ende so, dass er auf eine Seite passt: Datei > Seite einrichten > Orientierung Hochformat, Anpassen 1 Seite breit, 1 Seite hoch.
Voilà. Der Bericht steht.
Keine Kommentare:
Kommentar veröffentlichen